Se suele decir que no se tiene tiempo para hacer según qué cosas; las responsabilidades laborales y familiares, las relaciones de pareja y con amigos suelen llenar tu agenda, dejando poco espacio para algunas de esas cosas que verdaderamente te gustan. No obstante, la organización puede ser la respuesta. Desde el Coaching te propongo varios métodos para que tu día a día sea más eficaz y eficiente
Soy de esas personas a quienes el regalo de una agenda suele hacerles felices. La organización de mis tareas personales y laborales es algo crucial para mí, pues me permite distribuir mi tiempo entre aquellas tareas ineludibles, aunque también sacar el que preciso para aquellas otras que me apasionan.
“Existe el error de creer que no se tiene tiempo”, dice Javier Millán, cofundador de Escuela de Inspiración; “sin embargo, has de preguntarte cómo vas a crear el tiempo para eso que deseas hacer”.
Para este experto en gestión empresarial, “has de comprometerte con ello, decidir qué tiempo quieres dedicarle y durante cuántos días; a partir de aquí, identifica la forma en que lo puedes obtener”.
“El tiempo se crea para lo importante”, dice Javier Millán; “por lo que has de generar los momentos para aquello que de verdad quieras hacer”.
Pomodoro y Eisenhower
Manejar tu tiempo es la mejor forma de aprovecharlo; los expertos coinciden en que lo primero es establecer la urgencia de la tarea. Esa prioridad puede ser objetiva o subjetiva, esto es, que venga marcada por las circunstancias externas o que ese orden lo establezcas tú mismo, en base a tus criterios.
Sea como fuere, para gestionar tu tiempo “has de crear un plan de acción y cumplirlo”, dice Carolina Iribarnegaray, terapeuta Integral; “has de tener en cuenta el objetivo final, empezar y terminar la tarea”.
“Puede resultar un poco estricto, pues las interrupciones, a veces, son inevitables”, dice Iribarnegaray; “no obstante, la organización es necesaria”.
Lo que propone esta terapeuta son tres modelos de estructuración de tu tiempo: Matriz de Eisenhower, Pomodoro y Bloqueo de tiempo.
El primer sistema citado tiene como objetivo la eficiencia, es decir, hacer lo máximo en el mínimo tiempo posible. Es una matriz de gestión que jerarquiza la carga de trabajo, diferenciando las tareas que es preciso resolver cuanto antes.
“Mediante esta aplicación se clasifican los trabajos en orden de prioridad, identificando aquéllos que puedes eliminar de la lista o que se pueden delegar”, dice Iribarnegaray; “la matriz de Eisenhower está vinculada a una lista de tareas para ejecutar, que posteriormente has de clasificar en un orden cartesiano resultado de dos ejes, urgente e importante y sus contrarios”.
Se establece un gráfico compuesto por cuatro cuadrantes, tal y como se indica a continuación:
Cuadrante Urgente + Importante. Se refiere a lo que hay que hacer ya, pues se trata de asuntos con plazos o consecuencias.
Cuadrante No Urgente + Importante. Son tareas con plazos no tan definidos, aunque su resolución implicará éxito a largo plazo. El término clave aquí es programar.
Cuadrante Urgente + No importante. Actividades que, aunque deben realizarse, no requieren de tu presencia ni de tus habilidades específicas. Es hora de delegar.
Cuadrante No Urgente + No Importante. Son las tareas innecesarias. La clave en este caso es eliminar.
“Has de incluir en cada cuadrante los distintos quehaceres de la lista, procurando no enumerar más de 10 ítems por área”, dice Carolina Iribarnegaray; “para una mayor claridad, puedes elegir un color por cuadrante”.
Este sistema debe su nombre al 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower (mandato presidencial desde 1953 hasta 1961), que ideó el origen de esta matriz por cuadrantes. “Se puede utilizar en periodos diarios, semanales, mensuales, trimestrales e incluso anuales”, dice Iribarnegaray.
El sistema Pomodoro debe su nombre a la inspiración de su creador, Francesco Cirillo, a partir de un temporizador de cocina con forma de tomate. Su principal ventaja es que mejora la administración del tiempo dedicado a una actividad, poniendo el foco en la concentración y eliminando las interrupciones. Su funcionamiento es como sigue:
Decidir la tarea o actividad a realizar.
Poner el temporizador para 25 minutos.
Trabajar en la tarea de manera intensiva hasta que el temporizador suene.
Hacer una marca para anotar qué pomodoro se ha completado.
Tomar una pausa breve de 5 minutos.
Cada cuatro pomodoros, tomar una pausa más larga de 25 minutos.
“Hay varios aspectos a tener en cuenta”, dice Iribarnegaray; “en primer lugar, los proyectos largos hay que desglosarlos en partes menores y factibles, repartiéndolos incluso entre varios días”; “si las tareas son pequeñas, han de ir juntas en un mismo pomodoro”.
“Una vez que estableces un pomodoro, trabaja hasta que se termine el tiempo; si te viene alguna idea relativa a otro asunto, anótala para retomarla cuando termines”, dice la terapeuta; “si te interrumpen, toma un descanso de 5 minutos y vuelve a poner el cronómetro en 25 minutos, hasta acabar ese pomodoro”.
Una tercera técnica para la organización es la de Time Blocking o bloqueo de tiempo, una estrategia de gestión que te permitirá planificar cada momento de tu día, reservando segmentos para actividades concretas.
Fue creado por el bloguero Cal Newport, que planteó como objetivo prestar atención exclusivamente a la tarea que se tenga entre manos, sin distracciones. Por ejemplo, puedes destinar 90 minutos a la realización de una actividad determinada. Cuando termines, dedica al menos 20 minutos a descansar (dar un paseo, leer una revista o charlar con algún amigo)
“Las tres técnicas coinciden en dedicar la atención a una labor durante un tiempo establecido”, dice Iribarnegaray; “enfocándose en ella y descansando posteriormente”.
Esta experta propone un mix Eisenhower-Pomodoro-Time Blocking, según las necesidades de cada momento, teniendo en cuenta que:
Se trata de optimizar tu tiempo.
Habrá periodos en los que hayas de asumir más responsabilidades; sin embargo, esto no puede convertirse en tu estilo de vida: revisa tu sistema de organización.
Has de mantener las rutinas que implementes.
Menos es más, es decir, primero los fragmentos de tiempo más cortos y luego, los largos.
Empieza siempre por la tarea más difícil o aquélla que menos te apetezca, pues luego tu cerebro lo verá todo más fácil.
La planificación de tareas alivia la carga de trabajo, reduce la angustia de la procrastinación y eleva la satisfacción por el cumplimiento.
Si existe caos fuera, es posible que tengas más dificultades para gestionar tus pensamientos y emociones. Ten en cuenta la ley de la Correspondencia (como es dentro es fuera) y pregúntate qué requieres ordenar interiormente.
Si has llegado hasta aquí, te brindo una pista más: elijas el método que elijas, adáptalo a tu propia realidad, ya que de lo que se trata es de mejorar tu desempeño de las tareas, no de someterte a un sistema rígido y exigente.
¡Feliz Organización de tu Tiempo! ¡Feliz Coaching!
Y recuerda que…
¿Cómo vas a crear el tiempo para eso que deseas hacer?
Has de crear un plan de acción y cumplirlo.
Debes de tener en cuenta tu objetivo, empezar y terminar la tarea.
Las técnicas de organización coinciden en prestar atención a una labor durante un tiempo establecido.
Empieza siempre por la tarea más difícil o aquélla que menos te apetezca.